Het verschil tussen teamleden en externe deelnemers

Binnen Woub maken we onderscheid tussen teamleden (interne gebruikers) en externe deelnemers. Beide hebben een andere rol, andere rechten en een eigen manier van uitnodigen. Binnen de groep teamleden is er bovendien nog een belangrijke onderverdeling in twee rollen: beheerders en gebruikers.

In dit artikel leggen we de verschillen duidelijk uit, zodat je precies weet wie welke rechten heeft binnen jullie projecten.

• Teamleden (interne gebruikers)
• Beheerders
• Gebruikers
• Externe deelnemers
• Overzicht: Beheerders, Gebruikers en Externe deelnemers

Teamleden (Interne gebruikers)

Teamleden zijn de gebruikers die binnen de overeenkomst van jullie bedrijfsaccount vallen. Voor deze gebruikers betaal je een vaste licentie. Een teamlid heeft toegang tot de add-ons die aan jullie bedrijfsaccount zijn gekoppeld.

Onder de teamleden maken we onderscheid tussen twee rollen: beheerders en gebruikers. Beheerders hebben volledige rechten over alle add-ons, terwijl gebruikers beperkte rechten hebben.

Beheerders

Een beheerder heeft de meeste rechten binnen jullie Woub omgeving. Zij hebben het volledige overzicht en de controle over de projecten en het team.

• Projecten & Chats: Beheerders zien álle projecten en chats binnen het bedrijf.
• Planning: Zien de planning van elk teamlid en kunnen de planning voor het hele bedrijf aanmaken en wijzigen.
• Uren & Materialen: Hebben altijd de rechten om uren en materialen te registreren én aan te passen voor elk teamlid.
• Teambeheer: Kunnen nieuwe teamleden uitnodigen vanuit het teamleden overzicht.

Gebruikers

Een gebruiker is vaak een uitvoerende medewerker. Zij hebben toegang tot de functionaliteiten die ze nodig hebben om hun werk te doen, maar met beperkte bewerkingsrechten.

• Projecten & Chats: Zien alleen hun eigen projecten en chats waar ze aan zijn toegevoegd.
• Planning: Kunnen uitsluitend hun eigen planning bekijken.
• Uren & Materialen: Kunnen alleen uren registreren voor zichzelf. Het aanpassen van deze uren kan tot maximaal 1 week na registratie.
• Taken & Checklists: Kunnen aan taken werken, bestanden en opmerkingen toevoegen, en eigen taken en checklists aanmaken. Zij kunnen echter geen taken of checklists aanpassen of verwijderen die door een ander zijn aangemaakt.
• Projectinformatie: Hebben alleen 'viewer' (kijk) rechten op de project informatiepagina.
• Media: Kunnen foto's en andere bestanden delen in de chat en toevoegen aan de project media.

Externe deelnemers

Een externe deelnemer is iemand buiten jullie organisatie met wie je wilt communiceren, zoals een onderaannemer, leverancier of een klant.

Het uitnodigen van een externe deelnemer is te allen tijde gratis. Omdat zij geen betaalde licentie binnen jullie account hebben, vallen zij buiten de teamleden en is hun toegang specifiek gericht op communicatie en samenwerking binnen de chat.

Wat kan een externe deelnemer?

• Zichtbaarheid: Zij zien uitsluitend de projectchat waaraan zij zijn toegevoegd.
• Communicatie: Binnen deze chat kunnen zij berichten sturen en bestanden delen.
• Taken en checklists: Zij kunnen eigen checklists en taken aanmaken binnen de chat. Net als gebruikers kunnen zij werken aan de taken die in de chat staan, hierop opmerkingen plaatsen en bestanden toevoegen.

Wat kan een externe deelnemer niet?

• Jullie projectplanning inzien.
• Uren of materialen registreren.
• De algemene projectinformatie en projectmedia inzien.
• Taken toewijzen of toegewezen krijgen. (Externe deelnemers kunnen werken aan taken in de chat, maar het toewijzingssysteem is voor hen afgeschermd).

Hoe nodig je een externe deelnemer uit? Je nodigt een externe deelnemer altijd direct uit vanuit een specifieke projectchat. Klik in de chat op '+ deelnemer' en voer het e-mailadres in.

Registratieproces voor externe deelnemers

Hebben zij nog geen Woub omgeving, dan krijgen ze eerst een e-mail voor registratie. Na registratie krijgen ze direct hun eigen omgeving. Registreert de externe zich als bedrijf? Dan krijgen ze een proefperiode van twee weken om alle betaalde functies van Woub te ervaren. Na deze twee weken springt het account automatisch naar een gratis omgeving en verdwijnen de rechten die ze in een betaalde omgeving wel hebben. In de gratis omgeving kunnen ze altijd blijven samenwerken in de projecten waar je hen voor hebt uitgenodigd (of in de toekomst nog gaat uitnodigen).

Overzicht: Beheerders, Gebruikers en Externe deelnemers

In de onderstaande tabel vind je een duidelijk overzicht van de verschillen in rechten en mogelijkheden per rol.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen, stuur dan direct een bericht in onze live chat. We helpen je daar graag verder met al je vragen.