Hoe beheer je de teamleden binnen je organisatie?

Werk je met Woub, dan wil je natuurlijk dat je abonnement altijd up-to-date blijft en aansluit bij het aantal mensen dat in jouw organisatie werkt. Hierop de de manier waarop de facturatie gerekend wordt ook aangesloten. In dit artikel leggen we je precies uit hoe dit werkt, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan.

Jaarabonnementen & maandelijkse add-ons

In Woub werken we met twee soorten licenties:

1. Jaarabonnementen (teamleden)

Dit zijn de reguliere Woub-licenties voor je team.

• Deze licenties lopen per jaar.

• Ze worden automatisch met één jaar verlengd zodra het huidige jaar afloopt.

2. Add-ons (maandlicenties)

Voor extra add-onsmodules kun je  afnemen.

• Deze worden maandelijks gefactureerd.

• Ze lopen automatisch door totdat je ze zelf uitschakelt of verwijdert.

Hoe werkt de automatische verlenging van een jaarabonnement?

Wanneer jouw jaarabonnement afloopt, kijkt Woub automatisch naar het aantal teamleden dat op dat moment actief in de omgeving staat.

• Het aantal actieve teamleden op de verlengdatum bepaalt hoeveel licenties er worden verlengd.

• Dit aantal blijft gelden voor het gehele nieuwe jaar.

Tip: Verwijder teamleden op tijd als ze uit dienst zijn, of tijdelijk niet werkzaam zijn.
Zo voorkom je dat je onnodige licenties betaalt.

Wat gebeurt er met de gegevens van verwijderde medewerkers?

Maak je geen zorgen: de historie van medewerkers blijft altijd bewaard.
Denk hierbij aan:

• Chats

• Opmerkingen

• Foto’s

• Planningen

• Urenregistraties & logs

Dit zorgt ervoor dat projectgegevens nooit verloren gaan, ook al is iemand niet meer actief in het team.

Wie is verantwoordelijk voor het bijhouden van teamleden?

Het bedrijf zelf is verantwoordelijk voor het juist beheren van teamleden in Woub.
Dat betekent:

• Teamleden die niet meer werken voor het bedrijf, moet je zelf verwijderen.

• Voeg je nieuwe collega’s toe? Zorg dat ze tijdig in Woub staan.

Wijzigingen achteraf (dus na verlenging van het jaarcontract) zijn niet meer mogelijk.
De factuur is gebaseerd op het aantal teamleden dat op het moment van verlengen actief stond.

Waar pas je teamleden aan?

Je kunt eenvoudig zelf teamleden beheren via:

'Hallo (naam) > Teamleden'

Hier kun je:

• Nieuwe teamleden toevoegen

• Teamleden verwijderen

• Rollen of rechten aanpassen