Hoe neem ik een gesprek op en wat gebeurt er daarna?

Dit artikel heeft betrekking op de nieuwe mobiele app van Woub. Maak je nog gebruik van Woub 1.0? Raadpleeg dan onze andere artikelen.

Gesprekken opnemen, transcriberen en acties vastleggen

Een van de krachtigste functies van de nieuwe Woub app is de mogelijkheid om gesprekken op te nemen. Na afloop transcribeert Woub het gesprek automatisch, maakt een samenvatting en stelt taken voor op basis van wat er besproken is. Zo vergeet je nooit meer wat er telefonisch is afgesproken.

Een gesprek opnemen

Start een gesprek via een chat (zie artikel: Hoe bel ik via Woub?).
Tik tijdens het gesprek op de opnameknop (⏺️).
De opname start. Alle deelnemers aan het gesprek zien dat het gesprek wordt opgenomen.
Wil je stoppen met opnemen? Tik nogmaals op de opnameknop.
Beëindig het gesprek door op ophangen te tikken.

Wat gebeurt er na het gesprek?

Na afloop van een opgenomen gesprek verwerkt Woub de opname automatisch. In de chat waar het gesprek plaatsvond verschijnen:

Transcriptie Een volledig tekstueel verslag van het gesprek. Woord voor woord vastgelegd, zodat je altijd terug kunt lezen wat er precies gezegd is.
Samenvatting Een beknopte samenvatting van de belangrijkste punten uit het gesprek. In een oogopslag zie je wat er besproken is, zonder de hele transcriptie te hoeven lezen.
Automatisch gegenereerde taken Op basis van het gesprek stelt Woub automatisch taken voor die voortkomen uit de gemaakte afspraken. Deze taken staan direct klaar om toe te wijzen aan de juiste teamleden. Zo worden afspraken nooit meer vergeten.

Taken uit een gesprek toewijzen

Ga na het gesprek naar de chat waar het gesprek plaatsvond.
Bekijk de automatisch gegenereerde taken.
Tik op een taak om hem te openen.
Wijs de taak toe aan het juiste teamlid, stel een deadline in en koppel hem aan het juiste project.
Tik op Opslaan.

De taak verschijnt direct in het takenoverzicht van de toegewezen collega.

💡 Tip: Bespreek je regelmatig actiepunten telefonisch met klanten of collega's? Maak er een gewoonte van om elk gesprek op te nemen via Woub. De automatisch gegenereerde taken zorgen ervoor dat niets tussen de wal en het schip valt.

💡 Tip: De transcriptie en samenvatting zijn alleen zichtbaar voor de deelnemers van de chat. Collega's buiten de chat hebben geen toegang tot de opname of het verslag.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op via de chat!