Hoe accordeer ik taken na een gesprek?

Van afspraak naar actie in één stap

Na een opgenomen gesprek in Woub staan de automatisch gegenereerde taken klaar om opgepakt te worden. Maar voordat een taak echt in het takenoverzicht van een collega belandt, wil je als beheerder of gespreksdeelnemer vaak eerst even controleren of de taken kloppen — de juiste omschrijving, de juiste persoon, de juiste deadline. Dit proces noemen we het accorderen van taken.

Waar vind ik de taken na een gesprek?

Na afloop van een opgenomen gesprek verschijnen de automatisch gegenereerde taken direct in de chat waar het gesprek plaatsvond. Je vindt ze op twee plekken:

• In het chatbericht zelf, direct onder de samenvatting van het gesprek
• In het taken-tabblad van de chat — swipe naar rechts binnen de chat om dit tabblad te openen

Taken accorderen stap voor stap

Stap 1 — Open de gegenereerde taken

1. Ga naar de chat waar het gesprek heeft plaatsgevonden.
2. Scroll omhoog naar het bericht met de gespreksopname, of swipe naar het tabblad Taken.
3. Je ziet een lijst van automatisch gegenereerde taken op basis van het gesprek. Elke taak heeft een omschrijving die Woub heeft afgeleid uit wat er besproken is.

Stap 2 — Controleer en pas de taakomschrijving aan

Woub genereert de taaknamen automatisch op basis van de transcriptie, maar het is goed om even te controleren of de omschrijving klopt en duidelijk genoeg is voor de collega die de taak oppakt.

1. Tik op de taak om hem te openen.
2. Controleer de taaknaam. Klopt de omschrijving niet helemaal? Tik op het naamveld en pas hem aan zodat het voor iedereen duidelijk is wat er gedaan moet worden.

Stap 3 — Wijs de taak toe aan de juiste persoon

Automatisch gegenereerde taken hebben vaak nog geen toegewezen persoon, of staan op jouw naam. Controleer wie de taak moet oppakken.

1. Tik op de knop Toegewezen aan.
2. Zoek de collega op via de zoekbalk of scroll door de lijst van teamleden.
3. Tik op de naam van de juiste persoon.
4. Tik op Opslaan.

Stap 4 — Stel een deadline in

Een taak zonder deadline verdwijnt in het overzicht "Geen datum" en wordt makkelijk vergeten. Geef elke geaccordeerde taak een realistische deadline.

1. Tik op het datumveld.
2. Stel de gewenste einddatum in via de datumkiezer.
3. Wil je ook een specifiek tijdstip instellen? Schakel dan Hele dag uit en kies een tijdstip.
4. Tik op Ok, daarna op Opslaan.

Stap 5 — Koppel de taak aan het juiste project

Als de taak voortkomt uit een gesprek over een specifiek project, koppel hem dan ook aan dat project. Zo is de taak terug te vinden in het projecttakenoverzicht én in het persoonlijke overzicht van de collega.

1. Tik op de projectknop.
2. Kies het juiste project uit de lijst of zoek op naam.

Stap 6 — Sla de taak op

1. Tik op "+ Taak toevoegen" of Opslaan onderaan het scherm.
2. De taak staat nu klaar in het takenoverzicht van de toegewezen collega.
3. Herhaal stap 1 t/m 6 voor alle overige gegenereerde taken uit het gesprek.

Onnodige taken verwijderen

Genereert Woub een taak die niet relevant is? Open de taak, scroll naar beneden en tik op Verwijder taak.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op via de chat.