Hoe koppel ik Exact Online Projecten met Woub?

Maak jij gebruik van de projectmodule van Exact Online? Lees dan hier hoe je deze eenvoudig kunt koppelen aan jouw Woub omgeving.

Waarom Exact integreren met Woub?

Bespaar tijd: Voorkom dubbele handelingen en overtollig typwerk.
Automatisch projecten toevoegen: Alle nieuwe Exact-projecten worden aan Woub toegevoegd, inclusief projectnaam, nummer en contactgegevens.
Altijd up-to-date: Inkoop- en verkoopfacturen in Exact worden automatisch geüpdatet in het financieel overzicht van Woub (let op: dit is alleen beschikbaar voor Woub Compleet en Pro gebruikers).
Real-time inzicht: Omdat je gerealiseerde uren en materialen al in Woub staan, heb je direct een helder inzicht in je projectresultaat.

Hoe stel ik de koppeling met Exact in?

Door middel van de koppeling met de Exact Online - Projectmodule worden projecten die je in Exact aanmaakt automatisch getoond in Woub. Ook de bijbehorende in- en verkoopfacturen verschijnen vanzelf. Hierdoor hoef je niet alles twee keer in te vullen en ervaar je meer rust in je werk!

Belangrijk: De koppeling werkt één kant op. De gegevens in Exact zijn leidend en pas je daar aan. Woub importeert deze gegevens; ze kunnen niet vanuit Woub zelf worden aangepast.

Om de koppeling in te stellen, volg je de volgende stappen (dit kan alleen via de webversie):

Ga rechts bovenin je scherm naar 'je account' en klik op ‘Integraties en apps’.
Klik op ‘Exact Online Projects’ en vervolgens op de groene button ‘Installeren’.
Er opent zich een nieuw scherm van Exact. Log hier in met je Exact account. (Ben je al ingelogd? Ga dan door naar de volgende stap).
Exact vraagt nu om toestemming voor de koppeling. Je ziet hier een overzicht van de gegevens die gedeeld worden. Kies of je alleen je huidige administratie, of ook toekomstige administraties toegang wil verlenen. Vink onderaan de twee vinkjes aan en klik op Akkoord.
Je keert automatisch terug naar Woub. Hier wordt gevraagd om de standaardinstellingen op te geven:
- Kies in welke fase de nieuwe opdracht terecht moet komen (bijvoorbeeld in de map ‘Inbox’ of al in een latere projectfase).
- Kies of er automatisch een projectchat moet worden aangemaakt.
- Kies wie er standaard aan het project gekoppeld moeten worden. Tip: Later kan je natuurlijk altijd nog extra personen toevoegen aan het project.

Yes! Exact is vanaf nu gekoppeld aan Woub. Vanaf dit moment verschijnen alle nieuwe projecten die je aanmaakt in Exact (inclusief de bijbehorende in- en verkoopfacturen) na maximaal 10 minuten ook in Woub. Als je in Woub op het project klikt, zie je rechts bovenin een label dat bevestigt dat het project gekoppeld is met Exact.

Bestaande projecten in Exact importeren

Let op: Bestaande projecten die al in Exact stonden voordat je de koppeling maakte, verschijnen niet automatisch in Woub.

Wil je deze projecten wel inladen? Wij leggen je graag uit hoe dit werkt. Je hebt hiervoor eerst een uitdraai van Exact nodig:

Ga naar je Exact omgeving en klik bovenin op ‘Projecten’.
Selecteer de projecten die je wil overnemen in Woub.
Klik rechtsboven op het 'gereedschap' icoontje, kies voor ‘Excel export’ en sla het bestand op je computer op.
Ga nu naar Woub om gebruik te maken van de projectimport. Open je persoonlijke menu door rechtsboven op 'jouw account' te klikken en kies voor 'Bedrijfsinstellingen'.
Kies aan de rechterkant voor 'Importeren projecten' en download het voorbeeldbestand.
Kopieer de benodigde kolommen uit jouw Exact exportbestand naar het Woub importbestand en sla dit gewijzigde bestand op.
Kies nu in Woub bij 'Bestand uploaden' voor jouw zojuist gemaakte bestand en klik op Uploaden.

Je bestaande projecten zijn nu succesvol ingeladen in Woub!