Hoe plan ik mijn personeel terugkerend in via de planning?

Wil je vrije dagen, ATV-dagen of een langdurig project voor meerdere teamleden tegelijk in de planning zetten? Met de functie 'Taken importeren' voeg je deze gegevens in bulk toe, zodat je dit niet per dag handmatig hoeft in te voeren.

Wat heb je nodig?

Gebruik ons voorbeeldbestand als basis voor jouw eigen import:

Download het voorbeeldbestand voor vrije dagen

Stappenplan

Stap 1: Maak het project aan

Voordat je gaat importeren, moet het overkoepelende project in Woub bestaan.

Maak een nieuw project aan (bijvoorbeeld "Vrije dagen 2026" of "Interne Planning").

⚠️ Let op: Als het project niet vooraf bestaat, herkent de importfunctie de kolom 'Project' niet en kunnen de taken niet worden geplaatst.

Stap 2: Vul het importbestand in

Open het voorbeeldbestand en vul de kolommen aan met jouw gegevens:

Projectnaam: De exacte naam van het project uit stap 1.
Naam chat: De chat waarin de checklist aangemaakt moet worden.
Naam taak: De omschrijving van de taak (bijvoorbeeld "Vrije dag Piet" of "Cursusdag").
Start- en einddatum: Vul de data en tijden in. Behoud exact het format uit het voorbeeldbestand, inclusief de uren (gebruik JJJJ-MM-DD 00:00:00 voor zowel de start- als einddatum van een volledige dag).
Teamleden: Je kunt teamleden direct via het document koppelen door hun volledige naam in te vullen (bijvoorbeeld Jan Janssen). Wil je meerdere teamleden aan één taak koppelen? Scheid de namen dan met een komma (bijvoorbeeld Jan Janssen, Daan de Groot).

Stap 3: Upload het bestand in Woub

Klik rechtsboven op Hallo [Naam] en ga naar Bedrijfsinstellingen.
Selecteer Importeren taken.
Upload het ingevulde bestand.

Zodra de import is voltooid, staat de checklist klaar in het gekozen project met alle gekoppelde data.

Stap 4: Teamleden achteraf toewijzen (optioneel)

Heb je de teamleden niet direct in het importbestand ingevuld? Dan kun je ze alsnog in Woub toewijzen om hun planning te blokkeren:

Ga naar de zojuist aangemaakte checklist.
Open het snelmenu en wijs de gehele checklist in één keer toe aan het betreffende teamlid.

De planning voor de medewerkers is nu direct bijgewerkt en geblokkeerd voor de ingevoerde dagen.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen, neem dan gerust contact op met ons helpdesk.