De koppeling tussen Woub en Exact Online kan op meerdere manieren worden geconfigureerd. Omdat geen enkel bedrijf hetzelfde werkt, kun je de instellingen volledig aanpassen aan jouw eigen processen.
Hieronder lopen we alle beschikbare configuratie-instellingen met je door.
Synchronisatie
- Nu importeren
De koppeling synchroniseert gegevens automatisch elke 30 minuten. Wil je tussentijds direct data ophalen? Klik dan rechtsboven op de button ‘Nu importeren’. Je kunt deze knop maximaal 1x per 30 minuten gebruiken. - In welke lijst moeten nieuwe projecten toegevoegd worden?
Selecteer in welke lijst binnen Woub een nieuw Exact-project geplaatst moet worden (bijvoorbeeld 'Inbox', 'Werkvoorbereiding' of 'Geaccepteerde offertes'). Zodra een offerte in Exact Online wordt geaccepteerd, maakt de koppeling het project hier automatisch aan. - Welk project template wil je gebruiken bij het aanmaken van nieuwe projecten?
Maak je gebruik van project templates binnen Woub? Selecteer dan hier welke template standaard toegepast moet worden bij nieuwe projecten vanuit de koppeling. - Automatisch debiteur & offerte aanmaken: Wil je dat Woub automatisch een debiteur en offerte aanmaakt in Exact Online zodra je in Woub een nieuwe klant toevoegt? Kies hier vanaf welke projectfase deze regel moet ingaan.
- Maak automatisch een kostenplaats in Exact aan bij elk nieuw Woub project.
Je kunt ervoor kiezen om bij elk nieuw project in Woub automatisch een kostenplaats te laten aanmaken in Exact Online. We raden aan om hierbij ook de automatische projectnummering van Woub aan te zetten. - Update alleen projecten vanaf projectnummer
Vul hier in vanaf welk projectnummer Woub updates moet ophalen. Indien alle projecten geüpdatet moeten worden, vul je hier simpelweg de waarde '1' in. - Artikelen ophalen vanuit Exact
Vink deze optie aan als je jouw artikelen rechtstreeks uit Exact Online wilt ophalen. Je kunt hierna specifiek kiezen voor:
- Urensoorten
- Materiaalsoorten
Per soort selecteer je welke artikelgroepen uit Exact Online hierbij horen. Bij materiaalsoorten worden de artikelgroepen netjes overgenomen in Woub. Bij urensoorten kent Woub geen subgroepen, dus die worden als losse urensoorten geïmporteerd.
Exact is leidend: De artikelkoppeling werkt één kant op. Verwijder, voeg toe of wijzig je een artikel in Exact Online? Dan zie je dit na maximaal 30 minuten terug in Woub. Je kunt deze geïmporteerde artikelen in Woub niet handmatig aanpassen of verwijderen (het prullenbak-icoontje ontbreekt bij deze items).
Tip: Maak je nog geen gebruik van templates? Richt dit dan snel in via de bedrijfsinstellingen. Het kost je één keer tijd, maar je hebt er bij elk nieuw project direct profijt van (denk aan automatische checklists en projectgegevens).
Let op: Automatisch debiteur & offerte aanmaken geldt alleen voor projecten die na het activeren van deze instelling in de gekozen fase worden gezet. Bestaande projecten worden niet met terugwerkende kracht overgenomen.