Hoe werkt de integratie met Moneybird?

Dit artikel heeft betrekking op de nieuwe mobiele app van Woub. Maak je nog gebruik van Woub 1.0? Raadpleeg dan onze andere artikelen.

Afhankelijk van jouw proces kun je de koppeling tussen Woub en Moneybird op twee manieren gebruiken. Of je Woub nu al inzet tijdens de opnamefase of pas wanneer de klus definitief is: de data stroomt altijd naar de juiste plek.

Workflow 1: Starten in Woub (vanaf de werkopname)

Gebruik deze methode als je Woub al gebruikt voordat er een offerte is, bijvoorbeeld om foto’s en notities vast te leggen tijdens een werkopname.

Maak het project aan in Woub met de contactgegevens en een uniek projectnummer.
Verplaats het project naar de ingestelde fase (de 'triggerlijst').
Woub maakt direct de debiteur en een lege conceptofferte aan in Moneybird. Het projectnummer wordt hierbij als referentienummer gebruikt.
Vul de offerteregels in Moneybird in zoals je gewend bent.
Zodra de offerte op 'Geaccepteerd' wordt gezet, stuurt Moneybird de regels terug naar Woub. Deze verschijnen daar automatisch in de checklist 'Werkbon'.

Workflow 2: Starten in Moneybird (vanaf opdracht)

Gebruik deze methode als je Woub pas inzet op het moment dat een klus een officiële opdracht wordt en je de administratie al in Moneybird hebt staan.

Je werkt zoals gewoonlijk in Moneybird. Je maakt de debiteur aan en stelt de offerte op.
Geef de offerte in Moneybird een uniek referentienummer.
Zodra de offerte de status 'Geaccepteerd' krijgt, herkent Woub dat dit referentienummer nog niet bestaat als projectnummer.
Woub maakt direct een nieuw project aan met de juiste debiteur. De offerteregels worden direct omgezet naar de checklist 'Werkbon'.

Belangrijk: Documenten en Referenties

Voor beide werkwijzen gelden twee vaste regels:

Zodra een offerte geaccepteerd is, wordt de PDF van de offerte automatisch toegevoegd aan de map 'Vertrouwelijke documenten' binnen het Woub-project. Zo heeft de projectleider altijd de afspraken bij de hand.
De koppeling valt of staat met het nummer. Zorg dat het Referentienummer in Moneybird en het Projectnummer in Woub exact hetzelfde zijn.

Financiële nacalculatie en facturatie

Naast het aanmaken van projecten ondersteunt de koppeling ook je lopende projectbeheer:

Koppel factuurregels in Moneybird aan een project om deze direct in het management overzicht van Woub te zien. Dit kan ook per regel bij verzamelnota's.
Zet geregistreerde uren en materialen vanuit Woub direct klaar als verkoopfactuur in Moneybird, op basis van de tarieven in je bedrijfsinstellingen.

Wil je weten hoe je de integratie gemakkelijk aanzet? Bekijk dan het artikel Activeren van de integratie Moneybird

Heb je vragen over welke workflow het beste bij jouw bedrijf past? Neem contact op met onze supportmedewerkers.