Moneybird koppeling: Grip op communicatie en nacalculatie

De koppeling tussen Woub en Moneybird is méér dan een administratieve link; het is de brug tussen kantoor en de werkvloer. Door deze koppeling zorg je dat buitenmedewerkers direct de juiste informatie hebben en dat de nacalculatie op kantoor altijd klopt.

Inhoudsopgave

1. Synchronisatie aanzetten

2. Instellingen klaarzetten op de integratie pagina

3. Mijn project syncen met Moneybird

4. Offerte klaarzetten als werkbon in Woub

5. Inkoopfacturen toevoegen aan je managementoverzicht

6. Inkoopfacturen direct weergeven vanuit Moneybird

7. Concept factuur klaarzetten in Moneybird

1. Synchronisatie aanzetten

Je activeert de koppeling eenvoudig via de volgende stappen:

• Ga in je Woub-account naar de pagina Integraties en apps.

• Zoek naar Moneybird, klik op Installeer en accepteer de voorwaarden.

2. Instellingen klaarzetten op de integratie pagina

De kracht van de koppeling zit in de communicatie. Afhankelijk van jouw proces kies je voor Methode 1 of 2.

Methode 1: Starten in Woub (Voortraject)

Ideaal als je eerst informatie buiten wilt verzamelen (zoals een opname) voordat de offerte wordt opgesteld.

Gebruik de volgende instellingen:

1. Vink aan: 'Maak automatisch een nieuwe debiteur aan als deze nog niet in Moneybird staat'.

2. Selecteer onder 'Als een project in deze lijst staat maak dan automatisch een nieuwe debiteur aan' de gewenste triggerlijst (bijv. 'Sync naar Moneybird').
   
   

   Workflow: Zodra je een project naar deze lijst verplaatst, wordt er direct een debiteur en een concept-offerte klaargezet in Moneybird.

   Resultaat: Zodra de offerte in Moneybird op 'Geaccepteerd' wordt gezet, herkent de koppeling dit en wordt er direct een werkbon (checklist) aangemaakt in het gekoppelde project in Woub.

Methode 2: Starten na akkoord (Vanaf de offerte)

Gebruik deze methode als je Woub pas wilt inzetten zodra een offerte in Moneybird is goedgekeurd.

Gebruik de volgende instellingen:

1. Stel bij 'In welke lijst moeten nieuwe projecten toegevoegd worden?' de gewenste startfase in (bijv. 'Werkvoorbereiding' of 'Uitvoering').

2. Template (Optioneel): Kies een projecttemplate die automatisch moet worden toegepast op nieuwe projecten die vanuit Moneybird binnenkomen.
   
   

   Workflow: Je maakt zoals gebruikelijk de debiteur en offerte aan in Moneybird.
   
   Resultaat: Zodra de offerte op 'Geaccepteerd' wordt gezet, maakt de koppeling direct een nieuw project aan in de door jou gekozen fase in Woub. De uitvoering kan direct aan de slag.

In de video worden de instellingen voor beide methodes tegelijk behandeld.

3. Mijn project syncen met Moneybird

1. Voer een uniek projectnummer voor je project. Ga hiervoor naar de informatie pagina van je project en klik op de titel. 
2. Vul alle contactgegevens in bij het contactpersoon van je project.
3. Versleep je project naar de fase die je hebt ingesteld in de instellingen pagina.

4. Offerte klaarzetten als werkbon in Woub

Zodra een offerte in Moneybird de status 'geaccepteerd' krijgt, wordt deze informatie direct vertaald naar de werkvloer. 

Wat wordt er voor je klaargezet?

• Automatische Werkbon: De regels van de offerte worden direct als checklist geplaatst in het project onder de naam 'Werkbon'. De mannen buiten weten zo precies wat er is afgesproken.

• Offerte inzichtelijk: De geaccepteerde offerte wordt als PDF toegevoegd aan de Vertrouwelijke documenten.

• Nacalculatie: De offerteprijs wordt direct als Aanneemsom ingesteld in het managementoverzicht, wat de basis vormt voor je nacalculatie.

5. Inkoopfacturen toevoegen aan je managementoverzicht

Voor een sluitende nacalculatie is het essentieel dat inkoopfacturen direct bij het project staan. In Moneybird kun je elke inkoopfactuurregel koppelen aan een specifiek Woub-project.

1. Ga naar Moneybird en open het inkoopfactuur waarvan je de regels wilt koppelen.

2. Klik in de factuurregel op 'Projecten' en kies het juiste project.

6. Inkoopfacturen direct weergeven vanuit Moneybird

De gekoppelde inkoopfacturen worden direct zichtbaar in het Management overzicht van het project in Woub.

• Hierdoor zie je direct de werkelijke kosten (inkoop) ten opzichte van je aanneemsom en urenregistratie.

• Je hoeft niet meer in de boekhouding te zoeken; via de knop 'PDF' in Woub bekijk je direct de originele inkoopfactuur in Moneybird.

7. Concept factuur klaarzetten in Moneybird

Wanneer de werkvloer klaar is en de uren en materialen heeft geregistreerd, maak je de cirkel rond. Dit is bijzonder handig voor het factureren van regiewerk of meerwerk.

1. Klik in het managementoverzicht op 'Factuur maken'.

2. Selecteer de geregistreerde uren en materialen die je wilt factureren.

3. Woub schiet direct een conceptfactuur in Moneybird onder de juiste debiteur.

Zo is je projectadministratie van de eerste opname tot de laatste inkoopfactuur volledig gestroomlijnd, met een focus op duidelijke communicatie naar buiten en een foutloze facturatie achtera