Hoe maak ik een project template aan?

Templates instellen in Woub

Wat zijn templates?

Een project template dient als de fundering voor elk nieuw project binnen Woub. In plaats van bij elk project opnieuw je standaard werkwijze uit te schrijven, staat alles direct voor je klaar. Dit zorgt voor consistentie en een flinke tijdbesparing.

Wat kun je klaarzetten in een template?

In principe kun je vrijwel alles op voorhand inrichten. Wanneer je een project als template gebruikt, worden de volgende onderdelen meegenomen:

Chats: De structuur van je gesprekskanalen.
Checklists en taken: Inclusief opmerkingen en toegevoegde bestanden.
Informatiepagina: Een mappenstructuur of bestanden die altijd relevant zijn.
Projectplanning: Denk aan standaard werkzaamheden zoals het plaatsen van een keuken of badkamer.
Medewerkers: Vooraf toegevoegd aan een chat, taken of alleen het project.

Let op: Hoewel de chatstructuur wordt gekopieerd, worden de chatberichten zelf niet meegenomen in een template. Zo begin je altijd met een schone lei.

Hoe stel je een project template in?

Het omzetten van een bestaand project naar een template is eenvoudig. Volg hiervoor deze stappen:

Maak een project aan: Richt een nieuw project in zoals jij dat als standaard wilt gebruiken en geef het een passende naam (bijv. Template Nieuwbouw).
Navigeer naar Bedrijfsinstellingen: Ga naar je instellingen binnen Woub.
Activeer de template: Onder je bedrijfsgegevens zie je de optie 'Project template aanzetten'.
Project koppelen: Voeg het project toe dat je zojuist hebt ingericht om als template te gebruiken.
Opslaan: Klik op 'Wijzigingen opslaan' om de configuratie te voltooien.

Templates op elk moment wijzigen

Een groot voordeel van Woub is de flexibiliteit van je templates. Je kunt een template op elk gewenst moment aanpassen door simpelweg het originele project (dat je als template hebt geselecteerd) te openen en te wijzigen.

Aanpassingen die je direct kunt doorvoeren zijn onder andere:

De projectnaam wijzigen.
Chats toevoegen, verwijderen of hernoemen.
Checklists en taken bijwerken of uitbreiden.
Teamleden toevoegen aan of verwijderen uit specifieke chats en taken.

Zodra je het originele project aanpast, zal elk nieuw project dat je daarna op basis van dit template aanmaakt, over deze laatste wijzigingen beschikken.

Slim omgaan met medewerkers

Wanneer je medewerkers toevoegt aan het template, worden zij bij elk nieuw project dat je op basis van dit template start direct toegevoegd.

Wil je voorkomen dat een medewerker in elk nieuw project meldingen ontvangt van specifieke chats? Zorg er dan voor dat je deze persoon in het template weglaat uit die specifieke chat. Zo behoudt iedereen alleen het overzicht over de zaken die voor hen relevant zijn.